Ochrana osobných údajov - Diaconia Svätý Jur

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.4.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaním osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) stanovuje povinnosť prevádzkovateľa poskytnúť dotknutej osobe informácie o účele spracovania osobných údajov a to aj v prípade, keď sa osobné informácie nezískavajú priamo od dotknutej osoby.

Nalsedujúci text obsahuje informácie pre všetky dotknuté osoby: záujemcov o služby, žiadateľov, prijímateľov sociálnych služieb, zamestnancov a iné dotknuté osoby ohľadom bezpečnosti spracúvania osobných údajov a splnení podmienok legislatívy. Poskytujeme Vám nasledujúce informácie o spracúvaní osobných údajov.

ÚDAJE O PREVÁDZKOVATEĽOVI

Prevádzkovateľom osobných údajov je: Nezisková organizácia Diaconia Svätý Jur

IČO: 45741239

Sídlo: Felcánova 111/25, 900 21 Svätý Jur

zapísaná v registri neziskových organizácií číslo: OVVS-42016/411/2013-NO

Kontaktné údaje:

tel: +421 2 491 021 14

e-mail: info@diaconia-svatyjur.sk

webová stránka: https://www.diaconia-svatyjur.sk

Zodpovedná osoba z hľadiska ochrany osobných údajov:

prof. ThDr. Július Filo, riaditeľ,

telefón: +421 2 491 021 14

email: info@diaconia-svatyjur.sk

ŽIADATELIA, ZÁUJEMCOVIA A PRIJÍMATELIA SOCIÁLNYCH SLUŽIEB a INÉ DOTKNUTÉ OSOBY

Pre účely tohto oznámenia sa záujemcu považuje osoba, ktorá prejaví predbežný záujem o poskytnutie informácií o službách poskytovaných Neziskovou organizáciou Diaconia Svätý Jur, za žiadateľa považuje osoba, ktorá požiada o poskytovanie služieb v zariadení Neziskovej organizácie Diaconia Svätý Jur, prijímateľom sociálnej služby je fyzická osoba, ktorej sa za podmienok ustanovených zákonom o sociálnych službách poskytuje sociálna služba v zariadení Nezisková organizácia Diaconia Svätý Jur. Dotknutou osobou každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú. Toto oznámenie vysvetľuje ako bude prevádzkovateľ používať osobné údaje získané priamo od žiadateľov, prijímateľov alebo tretích strán.

Zásady ochrany osobných údajov

Osobné údaje spracúva prevádzkovateľ predovšetkým s cieľom zabezpečenia realizácie a plnenia povinností poskytovateľa sociálnych služieb a doplnkových služieb. Osobné údaje spracúvame len na základe právneho základu (oprávnenia na spracúvanie osobných údajov), ktoré vyplýva z Nariadenia, Zákona o ochrane osobných údajov alebo iných osobitných zákonov (napr. Zákon č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o sociálnych službách“) alebo súhlas dotknutej osoby.

Ako a na aký účel získava spracúva prevádzkovateľ osobné údaje?

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len v nevyhnutnom rozsahu na príslušný účel. Spracovanie osobných údajov je zákonné, ak ich spracovanie je nevyhnutné podľa osobitného predpisu.

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na nasledujúce účely:

Účelom spracúvania osobných údajov v oblasti Vedenie evidencie prijímateľov sociálnych služieb, ktorým sú poskytované sociálne služby je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov.

V prípade prevádzkovateľa zariadenia pre seniorov je právnym základom na spracovanie osobných údajov zákon o sociálnych službách. Rozsah spracovaných osobných údajov pre potreby sociálnej dokumentácie je uvedený v § 94c ods. 1,2,3 zákona o sociálnych službách.

Podľa § 94c ods. 3 zákona o sociálnych službách poskytovateľ sociálnej služby spracuje osobné údaje podľa odseku 3 o osobách podľa odseku 2 na účely a v rozsahu potrebnom na

a) uzatvorenie zmluvy o poskytovaní sociálnej služby podľa § 74,

b) uzatvorenie zmluvy o platení úhrady za sociálnu službu podľa § 73 ods. 11 a 12,

c) vedenie registra obmedzení podľa § 10,

d) ubytovanie pre člena rodiny, partnera alebo fyzickú osobu, ktorú si prijímateľ sociálnej služby sám určí podľa § 61 ods. 4,

e) označenie miesta poskytovania sociálnej služby podľa § 67,

f) platenie úhrady za poskytovanú sociálnu službu uvedenú v § 31, 34 až 41 podľa § 72, 72a a 73,

g) vykonávanie osobnej asistencie prostredníctvom agentúry osobnej asistencie,

h) vykonávanie tlmočníckej služby prostredníctvom agentúry tlmočníckej služby,

i) vedenie evidencie prijímateľov sociálnej služby podľa § 95.

Prevádzkovateľ zároveň informuje, že poskytovateľ sociálnej služby spracuje podľa ods. 2 § 94c zákona o sociálnych službách osobné údaje o týchto osobách:

žiadateľovi o uzatvorenie zmluvy o poskytovaní sociálnej služby a prijímateľovi sociálnej služby a ich zákonných zástupcoch a o dieťati žiadateľa o uzatvorenie zmluvy o poskytovaní sociálnej služby uvedenej v § 31, 32, 32a a 32b,

fyzických osobách, ktorých príjmy sa so žiadateľom o uzatvorenie zmluvy o poskytovaní sociálnej služby alebo s prijímateľom sociálnej služby spoločne posudzujú a spoločne započítavajú podľa § 72a ods. 8, a ich zákonných zástupcoch,

fyzickej osobe, ktorá platí úhradu za sociálnu službu za prijímateľa sociálnej služby alebo jej časť podľa § 73 ods. 11,

zaopatrených plnoletých deťoch a rodičoch prijímateľa sociálnej služby a fyzických osobách, ktorých príjmy sa s nimi spoločne posudzujú a spoločne započítavajú podľa § 72a ods. 8 a § 73 ods. 12, a ich zákonných zástupcoch,

členovi rodiny, partnerovi alebo fyzickej osobe, ktorú si prijímateľ sociálnej služby sám určí pri jej ubytovaní podľa § 61,

fyzickej osobe, ktorá je poskytovateľom sociálnej služby pri označení miesta poskytovania sociálnej služby podľa § 67,

fyzickej osobe, ktorá vykonáva osobnú asistenciu prostredníctvom agentúry osobnej asistencie,

fyzickej osobe, ktorá vykonáva tlmočnícku službu prostredníctvom agentúry tlmočníckej služby.

Spracovanie osobných údajov v oblasti evidencie uchádzačov o sociálne služby je na účely predzmluvných vzťahov, kde u vybratých uchádzačov bude uzatvorená zmluva. Poskytnutie osobných údajov je potrebné na predzmluvné vzťahy; v prípade neposkytnutia údajov nie je možné uchádzača o poskytovanie sociálnej služby zaradiť do zoznamu uchádzačov. Právnym základom spracovania osobných údajov v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia.

Účelom spracovania osobných údajov v oblasti účtovníctva a obchodnej agendy je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov, a podobne). Právnym základom spracovania osobných údajov (vrátane ich poskytovania tretím stranám) je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia.

Účelom evidencie a kontroly jednorazového vstupu fyzických osôb do priestorov prevádzkovateľa je ochrana majetku v monitorovanom priestore, ochrana zdravia fyzických osôb nachádzajúcich sa v tomto priestore, ako aj ochrana verejného poriadku. Právnym základom spracovania osobných údajov je oprávnený záujem sledovaný prevádzkovateľom v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Oprávneným záujmom prevádzkovateľa je právo na ochranu majetku, bezpečnosti, zdravia a právo na kontrolu vstupu fyzických osôb do priestorov prevádzkovateľa všeobecne i v rovine organizačného bezpečnostného opatrenia.

Aké osobné údaje prevádzkovateľ spracuje?

V prípade prejavenia predbežného záujmu a udelenia súhlasu so spracovaním osobných údajov dotknutou osobou spracujeme o záujemcoch nasledujúce údaje:

Osobné kontaktné údaje– napríklad meno a priezvisko, e- mailová adresa, telefónne číslo;

Osobné údaje osoby, ktorá sa informuje – meno a priezvisko tejto osoby v prípade vyplnenia formulára na webovej stránke prevádzkovateľa, vzťah k dotknutej osobe t.j. k osobe ktorej má byť poskytnutá sociálna služba;

Osobné údaje – napríklad pohlavie, vek;

Údaje o požadovaných službách – údaj o požiadavke na dĺžku umiestnenia dotknutej osoby a o požiadavke na typ umiestnenia dotknutej osoby, údaje o požadovaných poskytovaných službách.

Iné dôležité informácie o dotknutej osobe – napríklad zdravotné obmedzenia, špecifické požiadavky, diétny režim.

Citlivé osobné údaje dotknutej osoby predstavujúce osobitné kategórie osobných údajov spracujeme len na účely striktne spojené s posúdením možnosti umiestnenia v zariadení prevádzkovateľa, kontaktovania záujemcu a v rozsahu, ktorý umožňujú alebo vyžadujú platné právne predpisy. Spracujeme tieto typy citlivých osobných údajov: údaje o zdravotnom stave dotknutej osoby, diagnóze a stupni odkázanosti v rozsahu posúdenia zdravotnej spôsobilosti na účely zhodnotenia možnosti podania žiadosti o posúdenie odkázanosti.

Spracujeme o klientoch resp. prijímateľoch sociálnych služieb nasledujúce údaje:

údaje o prijímateľoch sociálnych služieb
meno, priezvisko a titul,
adresa trvalého alebo prechodného pobytu okrem fyzickej osoby uvedenej v odseku 2 písm. f),
rodné číslo, ak je pridelené a dátum narodenia okrem fyzickej osoby uvedenej v odseku 2 písm. f),
rodinný stav fyzických osôb uvedených v odseku 2 písm. a), b) a d) okrem zákonných zástupcov,
štátne občianstvo okrem fyzickej osoby uvedenej v odseku 2 písm. f),
sociálne postavenie fyzických osôb uvedených v odseku 2 písm. a), b) a d) okrem zákonných zástupcov,
údaje o príjme fyzických osôb uvedených v odseku 2 písm. a), b) a d) okrem zákonných zástupcov,
údaje o hnuteľnom majetku, nehnuteľnom majetku a iných majetkových právach fyzických osôb uvedených v odseku 2 písm. a), b) a d) okrem zákonných zástupcov,
údaje o zdravotnom stave v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu poskytovania sociálnej služby u fyzických osôb uvedených v odseku 2 písm. a) okrem zákonných zástupcov,
telefónne číslo, adresa pobytu a elektronická adresa okrem fyzickej osoby uvedenej v odseku 2 písm. f),
ďalšie údaje, ktoré sú v súlade s účelom spracúvania a sú nevyhnutné na účel uzatvorenia zmluvy o poskytovaní sociálnej služby, platenia úhrady za sociálnu službu a poskytovania sociálnej služby,
údaje o identifikácii príbuzných a blízkych osôb prijímateľa sociálnych služieb (meno a priezvisko, trvalé bydlisko, telefonický kontakt a e-mail na účely komunikácie).
Citlivé osobné údaje klientov a príjemcov sociálnej služby predstavujúce osobitné kategórie osobných údajov spracovávame len na účely striktne spojené s riadnym výkonom našich povinností ako poskytovateľa sociálnej služby a plnenia povinností zo zmluvy najmä zmluvy o poskytovaní sociálnych služieb a zmluvy o poskytovaní doplnkových služieb a v rozsahu, ktorý umožňujú alebo vyžadujú platné právne predpisy. Spracujeme tieto typy citlivých osobných údajov: údaje o zdravotnom stave dotknutej osoby, diagnóze a stupni odkázanosti v rozsahu posúdenia zdravotnej spôsobilosti na účely podania žiadosti o posúdenie odkázanosti.

Vykonáva prevádzkovateľ profilovanie?

Poskytovateľ nepoužíva tzv. profilovanie, čiže automatizované spracovanie.

Kto bude mať prístup k osobným údajom?

Ako prevádzkovateľ máme zákonnú povinnosť poskytnúť osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov. Môžeme zdieľať osobné údaje s tretími stranami za nasledovných okolností:

Osobné údaje môžeme zdieľať s inými tretími stranami, ktoré konajú v našom mene, napríklad s dodávateľmi niektorých služieb pre neziskovú organizáciu. V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany používať osobné údaje len na účely opísané vyššie a iba v súlade s našimi pokynmi, a na základe uzatvorenej zmluvy; môže ísť napríklad o advokátov, účtovníkov, daňových poradcov, audítorov, personálnych poradcov, spoločnosti zabezpečujúce prevádzku, správu a zabezpečenie budov a informačných systémov, poskytovateľov IT služieb a správy webového sídla.

K osobným údajom budú mať prístup naši zamestnanci, podľa ich zaradenia, len na účely plnenia pracovných povinností. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na vyššie uvedené účely, a len vtedy, ak je zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti.

Ak to vyžaduje zákon alebo rozhodnutie príslušného verejného orgánu alebo súdu, osobné údaje môžeme zdieľať napríklad s našimi dodávateľmi alebo klientmi, príbuznými, daňovými úradmi, Ministerstvom práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní, súdmi, obcami alebo vyššími územnými celkami alebo inými verejnými orgánmi.

Kde budú osobné údaje spracované?

Osobné údaje dotknutých osôb spracuje prevádzkovateľ vo svojich kancelárskych priestoroch.

Aké sú práva vo vzťahu k osobným údajom?

V zmysle platných právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov má dotknutá osoba tieto práva:

Právo na nápravu

Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.

Právo na prístup

Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako osobné údaje používame.

Vo väčšine prípadov vám budú osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nie je z Vašej strany požadované inak. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

Právo namietať

Máte právo namietať voči spracovaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch (napríklad osobné údaje spracúvame na účel bezpečnosti siete a infraštruktúry). V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracovanie a vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracovávať.

Právo na vymazanie

Za určitých okolností máte právo nás požiadať o vymazanie osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracovania alebo v prípade, ak odvoláte svoj súhlas so spracovaním. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracovania

Za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.

Právo na prenosnosť údajov

Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

Práva súvisiace s automatizovaným rozhodovaním

Máte právo odmietnuť automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania, ak sa vykonáva, z ktorého pre Vás vyplynie právny alebo podobný významný dôsledok. Prevádzkovateľ zvyčajne nepoužíva automatizované rozhodovanie alebo profilovanie.

Právo odvolať súhlas

Vo väčšine prípadov osobné údaje nespracujeme na základe súhlasu. V prípadoch, kedy to urobíme, máte právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas s ďalším používaním osobných údajov bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracovania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Právo kedykoľvek odvolať súhlas, a to aj pred uplynutím doby, na ktorú bol tento súhlas udelený, môže dotknutá osoba uplatniť nasledujúcimi spôsobmi:

a) emailovou správou zaslanou na adresu info@diaconia-svatyjur.sk,

b) telefonicky na čísle +421 2 491 021 14, alebo

c) zaslaním písomnej žiadosti na adresu sídla prevádzkovateľa.

Právo podať sťažnosť

Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú osobné údaje spracované, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu (kontaktné údaje sú uvedené vyššie). Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne preveríme.

Ak nie ste spokojný s odpoveďou, alebo sa domnievate, že osobné údaje sme spracovali nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27

tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214

e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

https://dataprotection.gov.sk

V prípade akýchkoľvek otázok, týkajúcich sa spracovania osobných údajov nás môžete kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby.

Ako dlho uchováva prevádzkovateľ osobné údaje?

Osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania ako sú uvedené v tomto oznámení.

Osobné údaje spracované pre účely plnenia právnych povinností sú spracované po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom.

V každom prípade, osobné záznamy vymažeme: Zdravotné karty (po úmrtí) 20 rokov, výkazy o stave a pohybe obyvateľov 10 rokov, osobné spisy PSS 10 rokov, kmeňová kniha PSS 5 rokov, ostatná korešpondencia 5 rokov, ambulantné knihy 10 rokov, evidencia dovoleniek prijímateľov sociálnych služieb 3 roky, ošetrovateľské dokumentácia 10 rokov, doklady o nákupoch a iných výdavkoch prijímateľov sociálnych služieb 10 rokov, register telesného a netelesného obmedzenia 10 rokov, register pozostalostí 10 rokov, register zmlúv o úschove 10 rokov, register zmlúv o poskytovaní soc. služby 10 rokov, pokiaľ osobitný predpis nevyžaduje ich ďalšie uchovávanie.

V prípade udelenia súhlasu so spracovaním osobných údajov je lehota na vymazanie bez zbytočného odkladu od odvolania súhlasu ( v prípade, ak je to technicky možné) a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov.

Okrem toho môžeme osobné údaje uchovávať po dlhšiu dobu po ukončení poskytovania služieb alebo trvania zmluvného vzťahu v prípade pretrvávajúceho právneho sporu (napr. uplatnenie právneho nároku) alebo ak ste nám udelili povolenie na dlhodobé uchovávanie osobných údajov.

Osobné údaje sú tiež zálohované, v súlade so zálohovacími pravidlami prevádzkovateľa. Zo zálohovacích úložísk budú osobné údaje úplne vymazané hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania uvedené bude možné. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Prevádzkovateľ je povinný zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov.

ZAMESTNANCI

Pre účely tohto oznámenia sa za zamestnanca považuje osoba zamestnaná v neziskovej organizácii Diaconia Svätý Jur, vrátane členov manažmentu a riaditeľa, zamestnancov v pracovnom pomere, osoby vykonávajúce prácu pre prevádzkovateľa na základe dohody o práci vykonávaných mimo pracovného pomeru a tiež osoba, ktorá má postavenie zamestnanca v zmysle relevantných interných predpisov neziskovej organizácie. Toto oznámenie vysvetľuje ako bude prevádzkovateľ používať osobné údaje získané priamo od uchádzačov o zamestnanie alebo tretích strán.

Zásady ochrany osobných údajov

Osobné údaje spracúva prevádzkovateľ s cieľom zabezpečenia realizácie a plnenia povinností zamestnávateľa, v súvislosti s pracovno-právnym vzťahom. Osobné údaje sú spracované na základe právneho základu (oprávnenia na spracovanie osobných údajov), ktoré vyplýva z Nariadenia, Zákona o ochrane osobných údajov alebo iných osobitných zákonov (napr. Zákonník práce), alebo súhlasu dotknutej osoby.

Ako a na aký účel získava spracúva prevádzkovateľ osobné údaje?

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len v nevyhnutnom rozsahu na príslušný účel:

Personalistika. Vedieme osobné záznamy o všetkých našich zamestnancoch. (1.1. až 1.13.);

Manažment. Zaoberáme sa každodenným riadením ľudských zdrojov, otázok, ako napr. zabezpečenie riadneho obsadzovania pozícií (1.1., 1.7.);

Adaptácia. Spracujeme osobné údaje pri nástupe, aby sme zaistili, že ste na svoju pozíciu riadne vyškolený a pripravený (1.1, 1.7., 1.11.);

Vyplácanie mzdy a dôchodku a poskytovanie ďalších výhod. Osobné údaje spracujeme, aby sme mohli vyplácať mzdu, prispievať na dôchodok a poskytovať ďalšie výhody (viazané na výkon) (1.1 až 1.13.);

Dane a sociálne poistenie. Za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z daňových predpisov a iných predpisov spojených so sociálnym zabezpečením a poistením sme povinní spracovávať určité osobné údaje (1.2 až 1.6, 1.8., 1.9., 1.12., 1.13);

Riadenie výkonu a vzdelávania. Aby sme zabezpečili primeraný výkon, vykonávame hodnotenia výkonu. Okrem toho sa tiež snažíme podporovať rast našich zamestnancov tým, že poskytujeme alebo navrhujeme kurzy a školenia (1.1, 1.7.);

Vytváranie zdravého a bezpečného pracoviska. Chceme, aby boli naši zamestnanci zdraví a cítili sa bezpečne. Preto môžeme spracovávať osobné údaje našich zamestnancov, aby sme mohli zanalyzovať, ako možno zlepšiť kvalitu ich práce a znížiť akékoľvek potenciálne nezdravé vplyvy (1.1., 1.9., 1.10., 1.11). Taktiež uplatňujeme bezpečnostné opatrenia, aby sme zaistili bezpečnosť našich zamestnancov, návštevníkov a majetku (1.1, 2.);

Zabezpečenie komunikačných a informačných technológií. Poskytujeme zamestnancom IKT vybavenie a služby, ktoré potrebujú pre výkon svojich povinností pre spoločnosť, ako napr. firemný mobilný telefón alebo emailové konto. Aby sme to mohli zrealizovať, musíme spracovať osobné údaje (1.1.).

Komunikácia/IKT monitoring. Monitorujeme komunikáciu a využívanie siete, aby sme zabezpečili IKT prostredie a infraštruktúru siete (plnenie povinnosti prevádzkovateľa zabezpečiť ochranu osobných údajov, najmä ich integritu, dôvernosť a dostupnosť a zamedziť neželaným dopadom na práva a slobody dotknutých osôb), a tiež aby sme zabezpečili, že naši zamestnanci tieto zariadenia využívajú spôsobom, ktorý je v súlade s platnými zákonmi a internými predpismi (1.1., 2. ) .

Nábor zamestnancov. Spracujeme informácie uchádzačov o pracovnú pozíciu. (2.,4.).

Riešenie sporov a vyšetrovanie priestupkov a porušení pracovnej disciplíny. Môžeme spracovať osobné údaje na účely riešenia rôznych zamestnaneckých sporov, sťažností alebo iných právnych sporov a postupov, resp. ak máme podozrenie na porušenie pracovnej disciplíny, alebo zo spáchania priestupku, ktorými by sme sa chceli a ktorými sme oprávnení ďalej sa zaoberať (1.1, 1.7., 1.10., 1.11.);

Dodržiavanie zákona. Môžeme spracovať osobné údaje, aby sme dodržiavali zákon, resp. aby sme splnili rozhodnutie príslušného verejného orgánu alebo súdu.

Aké osobné údaje prevádzkovateľ spracuje?

Spracujeme nasledujúce údaje:

Osobné kontaktné údaje– napríklad meno, adresa, emailová adresa, telefónne číslo;
Pracovné kontaktné údaje – napríklad pracovná emailová adresa a telefónne číslo, miesto výkonu práce;
Osobné údaje – napríklad pohlavie, rodinný stav, titul, dátum narodenia, miesto narodenia, národnosť a rodné číslo, číslo dokladu totožnosti, miesto trvalého pobytu prípadne prechodného pobytu, prípadne doručovacia adresa, štátne občianstvo, fotografia;
Zmluvné údaje – napríklad obsah pracovnej zmluvy;
Informácie o členoch rodiny a rodinných príslušníkoch – napríklad kontakt pre prípad núdze, údaje o partneroch a deťoch z dôvodu uplatnenia si daňových zvýhodnení (počet detí, dátum narodenia a rodné čísla detí);
Platobné informácie – napríklad číslo bankového účtu a žiadosti o náhradu výdavkov a platieb;
Podrobnosti o Vašej pozícii – napríklad názov pozície, oddelenie, zaradenie a zodpovednosti;
Informácie týkajúce sa odmeňovania, dôchodkového zabezpečenia a iných výhod – napríklad mzda, dohodnuté bonusy, firemné vozidlo a penzijný plán; zdravotné znevýhodnenie a druh poberaného dôchodku
Podrobnosti ohľadom odpracovaných hodín, dovolenky a (ošetrenie lekárom) voľna (PN) – napríklad pracovný rozvrh, nárok na dovolenku, neprítomnosť z dôvodu PN;
Informácie týkajúce sa vzdelania, odbornej prípravy a kariérneho rozvoja – napríklad informácie o predchádzajúcom vzdelaní a odborné pozadie, akékoľvek kurzy alebo školenia, ktoré ste absolvovali, resp. získané certifikáty.
Výkon a hodnotenia – napríklad obsah hodnotení výkonu, číselné a iné informácie súvisiace s pracovným výkonom;
Zverený majetok – napríklad informácie o majetku zamestnávateľa, ktorý bol poskytnutý na používanie, ako napr. firemný telefón, notebook, počítač…
Údaje o korešpondencii a komunikácii – napríklad e-mailová korešpondencia z pracovnej alebo súkromnej e-mailovej adresy, internetové dátové prenosy a IP adresa;
Digitálne prístupové práva – napríklad prístupové práva k rôznym aplikáciám v rámci IT infraštruktúry zamestnávateľa, resp. v rámci infraštruktúry prevádzkovateľa;
Informácie týkajúce sa bezpečnosti – napríklad číslo prístupovej karty, informácie o tom, či sa nachádzate v budove a záznamy kamier;
Údaje pre účely zabezpečenia zdravotnej služby – napríklad informácie o posúdené spôsobilosti na výkon práce;
Údaje potrebné pre účely úrazového poistenia – napríklad meno, pracovná pozícia;
Citlivé osobné údaje dotknutej osoby predstavujúce osobitné kategórie osobných údajov budeme spracovávať len na účely striktne spojené s riadnym výkonom našich povinností ako zamestnávateľ a v rozsahu, ktorý umožňujú alebo vyžadujú platné právne predpisy. Budeme spracovávať tieto typy citlivých osobných údajov: údaje o zdravotnom stave, v rozsahu posúdenia jeho zdravotnej spôsobilosti na výkon práce podľa pracovnej zmluvy. Tieto informácie predstavujú osobný údaj zvláštnej kategórie v zmysle čl. 9 Nariadenia, pričom na ich spracúvanie pre uvedený účel nie je potrebný súhlas zamestnanca.

Vykonáva prevádzkovateľ profilovanie?

Prevádzkovateľ nepoužíva v kontexte zamestnávania automatizované rozhodovanie.

Kto bude mať prístup k osobným údajom?

Zamestnávateľ môže zdieľať osobné údaje s tretími stranami za nasledovných okolností:

Osobné údaje môžeme zdieľať s inými tretími stranami, ktoré konajú v našom mene. Môže ísť napríklad o advokátov, účtovníkov, daňových poradcov, personálnych poradcov, spoločnosti zabezpečujúce prevádzku, správu a zabezpečenie budov a informačných systémov, poskytovateľov IT služieb a správy webového sídla.

Ak to vyžaduje zákon alebo rozhodnutie príslušného verejného orgánu alebo súdu, osobné údaje môžeme zdieľať napríklad s našimi dodávateľmi alebo klientmi, daňovými úradmi, úradmi sociálneho zabezpečenia, orgánmi činnými v trestnom konaní alebo inými verejnými orgánmi.

Kde budú osobné údaje spracované?

Osobné údaje dotknutých osôb spracuje prevádzkovateľ vo svojich kancelárskych priestoroch.

Aké sú Vaše práva vo vzťahu k Vašim osobným údajom?

V zmysle platných právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov má dotknutá osoba tieto práva:

Právo na prístup

Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako osobné údaje používame.

Právo na nápravu

Právo na vymazanie

Za určitých okolností máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracovania alebo v prípade, ak odvoláte svoj súhlas so spracovaním. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracovania

Právo na prenosnosť údajov

Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán. ( napr. fotografia)

Právo namietať

Práva súvisiace s automatizovaným rozhodovaním

Máte právo odmietnuť automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania, ak sa vykonáva, z ktorého pre Vás vyplynie právny alebo podobný významný dôsledok. Prevádzkovateľ nepoužíva v kontexte zamestnávania automatizované rozhodovanie alebo profilovanie.

Právo odvolať súhlas

Vo väčšine prípadov Vaše osobné údaje nespracúvame na základe Vášho súhlasu. Môže sa však stať, že v konkrétnych prípadoch o Váš súhlas požiadame. V prípadoch, kedy to urobíme, máte právo odvolať svoj súhlas s ďalším používaním Vašich osobných údajov.

Právo podať sťažnosť

Ak chcete podať sťažnosť na spôsob, akým sú vaše osobné údaje spracované, vrátane uplatnenia vyššie uvedených práv, môžete sa obrátiť na našu Zodpovednú osobu (kontaktné údaje sú uvedené vyššie). Všetky vaše podnety a sťažnosti riadne preveríme.

Ak nie ste spokojný s našou odpoveďou, alebo sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je :

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27

tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214

e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

https://dataprotection.gov.sk

V prípade akýchkoľvek otázok, týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať prostredníctvom našej Zodpovednej osoby.

Ako dlho uchováva prevádzkovateľ Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje uchovávame len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania ako sú uvedené v tomto poučení.

Osobné údaje spracované pre účely plnenia právnych povinností sú spracované po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom.

To znamená, že osobné údaje uchováme počas trvania zamestnaneckého pomeru. Pokiaľ je to možné, údaje vymažeme ešte počas trvania zamestnania, akonáhle už nebudú potrebné.

V každom prípade, osobné údaje vymažeme: odvody do ZP (zákon o zdravotnom poistení) po dobu trvania pracovnoprávneho vzťahu a po uplynutí lehoty 50 rokov, Mzdové listy 50 rokov, Výplatné listiny 10 rokov, Osobné spisy zamestnancov 70 rokov, Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10 rokov, Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10 rokov po skončení zamestnaneckého pomeru, pokiaľ osobitný predpis nevyžaduje ich ďalšie uchovávanie. Lehoty uchovávania jednotlivých dokumentov súvisiacich s realizáciou pracovnoprávneho vzťahu sú uvedené v registratúrnom pláne zamestnávateľa, ktorý je k dispozícii u prevádzkovateľa.

V prípade udelenia súhlasu so spracovaním osobných údajov je lehota na vymazanie bez zbytočného odkladu od odvolania súhlasu (v prípade, ak je to technicky možné) a neexistuje iný právny základ pre spracovanie osobných údajov.

Okrem toho môžeme osobné údaje uchovávať po dlhšiu dobu po ukončení zamestnania v prípade pretrvávajúceho právneho sporu alebo ak ste nám udelili povolenie na dlhodobé uchovávanie osobných údajov.

Osobné údaje sú tiež zálohované, v súlade s zálohovacími pravidlami prevádzkovateľa. Zo zálohových úložísk budú osobné údaje úplne vymazané hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania uvedené bude možné. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Prevádzkovateľ je povinný zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov.

Zoznam predpisov (zákonov), ktoré oprávňujú spoločnosť spracovávať osobné údaje o zamestnancovi:

1.1. zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov

1.2. zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1.3. zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov

1.4. zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

1.5. zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov

1.6. zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1.7. zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1.8. zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1.9. zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov

1.10. zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1.11. zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

1.12. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

1.13. zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov

Prevádzkovateľ toto oznámenie pravidelne aktualizuje.

Stav ku dňu 5.6. 2022